ZARZĄDZANIE DOKUMENTAMI

Skanowanie dokumentów umożliwia przeniesienie zwykłych dokumentów papierowych, bez zmiany ich wyglądu i treści, zmieniając jedynie ich formę z papierowej na cyfrową. Taka archiwizacja dokumentów umożliwia pozbycie się wielu dokumentów z naszego biurka lub naszych szaf, które są przez nie niepotrzebnie zajmowane. Skanowanie dokumentów nie oznacza pozbywania się całkowicie ich papierowych wersji. Dokumenty papierowe mogą (lub często muszą) być przechowywane przez kilka lub kilkanaście lat. Najlepsze do tego celu są specjalne magazyny dokumentów, które firma może zapewnić sobie sama lub skorzystać z usług outsourcingowych zewnętrznej firmy. Natomiast zeskanowane dokumenty umożliwiają błyskawiczny dostęp do potrzebnych informacji w nich zawartych. Dane zawarte w dokumentach mogą być szybko wyszukiwane za pomocą specjalnych wyszukiwarek lub ręcznie, co jest o wiele szybszym sposobem niż przeglądanie stosu teczek z papierowymi dokumentami.

Skanowanie dokumentów umożliwia ich zapisywanie w formie jedno lub wielostronicowych plików. A więc jesteśmy w stanie zachować w całości ich strukturę i sprawować nad nimi pełną kontrolę. Skanowanie dokumentów przez firmy, które oferują archiwizację dokumentów odbywa się w większości na nowoczesnych skanerach, co jest niewątpliwą zaletą korzystania z usług firm zewnętrznych. Z tego względu zwykle nie opłaca się inwestować w swojej firmie w tak drogi sprzęt i obsługę. Dodatkowo firmy oferują kompresję skanowanych dokumentów, oczyszczanie zeskanowanych obrazów, indeksowanie i numerowanie plików dokumentów i inne.

Skanowanie dokumentów wymaga również specjalnego ich przygotowania. Z reguły polega to na usuwaniu np. spinaczy lub zszywek, które łączą kartki ze sobą. Pominięcie tego procesu zwykle kończy się uszkodzeniem skanera, więc warto zadbać o dopełnienie wszystkich procedur. Kolejnym procesem przed skanowaniem jest segregacja dokumentów na grupy o tym samym formacie i wielkości.

Zeskanowane dokumenty mogą podlegać dalszym procesom przetwarzania np. poprzez moduł OCR lub mogą zostać poddane ostatecznie archiwizacji elektronicznej.

Znaczącym modułem w systemach zarządzania plikami, szczególnie gdy są to dokumenty skanowane, jest moduł OCR, który służy do optycznego rozpoznawanie znaków z plików w formie obrazów. Jest to bardzo pożyteczne narzędzie, które umożliwia normalne zczytywanie i kopiowanie danych ze zeskanowanych obrazów w postaci tekstu do edytorów tekstowych, a następnie zarządzenie nimi w dowolny sposób.