Technologie OCR i ICR
(OCR)
to automatyczny odczyt pisma maszynowego z
elektronicznych obrazów dokumentów papierowych i przetwarzanie go na format tekstowy
Intelligent Character Recognition (w skrócie ICR) to automatyczny odczyt i przetwarzanie na format
tekstowy pisma odręcznego
Obydwie technologie OCR i ICR mogą wpełni zautomatyzować procesy związane z zarządzaniem informacji. Okazują się szczególnie przydatne w procesie rejestracji danych, zwiększając jego efektywność. Technologie te są stale rozwijane i coraz bardziej niezawodne, dzięki czemu ich zastosowanie może wyeliminować ryzyko błędów związanych z ręczną obróbką danych przez pracowników. Kolejną ich zaletą, dzięki której zarządzanie dokumentami może zyskać jeszcze większą popularność wśród firm jest obniżanie kosztów przepisywania dokumentów do systemów informatycznych. Niektóre dokumenty prócz skanowania muszą być w całości przepisane przed archiwizacją do systemu firmy, by były dostosowane i zgodne ze standardami. Dotyczy to np. faktur VAT. Rejestracja dokumentów fakturowych w tym przypadku wymaga nie tylko wpisania firmy, NIP, numeru faktury, ale również wszystkich pozycji, które znalazły się na fakturze. Zamiast ręcznego przepisywania możemy użyć technologii OCR i ICR, która w szybki i automatyczny sposób odczyta wszystkie potrzebne dane, dzięki czemu zyskujemy na czasie, a jak wiadomo - czas to pieniądz.
W tym miejscu należy zdać sobie sprawę jak duży potencjał drzemie w technologiach OCR i ICR oraz w całym obszarze zarządzanie dokumentami. Przy odpowiednio skonstruowanych procesach i odpowiednim przepływie pracy można dojść do idealnego układu, który dzieliłby się na następujące etapy:
-przygotowanie dokumentów do archiwizacji
-rejestracja dokumentów (indeksowanie)
-dodatkowe przetworzenie dokumentów technikami ICR/OCR
-uporządkowanie danych (optymalizacja wielkości plików, przetworzenie na odpowiedni format itp.)
-archiwizacja dokumentów (wpisanie plików do bazy danych)
-nieograniczony dostęp do zarchiwizowanych dokumentów
Przy takim uporządkowaniu wszelkich procesów związanych z archiwizacją dokumentów, będziemy mieć pewność, że wszystko jest na swoim miejscu, a cenne dane i informacje pochodzące z dokumentów, będą chronione, dostępne dla odpowiednich pracowników, dobrze posegregowane i łatwo przeszukiwalne, gdy będzie taka potrzeba.