Potrzeba efektywnego zarządzania danymi
Wiele przeprowadzonych analiz związanych z pracą pracowników biurowych - zarówno tych szeregowych jak również i pracowników na szczeblach kierowniczych - wykazuje, że zwykle na tworzenie dokumentów biurowych za pomocą programów takich jak Word czy Excel poświęca się mniej czasu niż na wyszukiwanie informacji, przeglądanie i administracja dokumentów oraz komunikacja z innymi. Zatem jest to kolejny dowód na to, że sprawne zarządzanie dokumentami może znacznie zaoszczędzić czas pracy, dzięki czemu będzie możliwe wykonywanie innych ważniejszych czynności i działań przez pracowników.
Systemy do zarządzania dokumentami są systemami informatycznymi, które pozwalają na zautomatyzowanie większości procesów obsługi dokumentów, z zachowaniem wszelkich zasad bezpieczeństwa. Dzięki wdrożeniu takiego systemu w firmie, zyskuje ona większą sprawność np. w organizacji pracy, wyszukiwaniu informacji i w dostępie do wszelkich dokumentów.
Funkcjonalność systemu do zarządzania dokumentami obejmuje takie zagadnienia jak rejestracja dokumentów, obieg dokumentów w firmie, skanowanie dokumentów oraz ogólna archiwizacja dokumentów firmy.
Zarządzanie dokumentami poprzez specjalnie stworzone do tego celu systemy wymaga wdrożenia, które bardzo często wiąże się z integracją systemu z już istniejącymi rozwiązaniami w firmie. Systemy zarządzania dokumentami mogą być integrowane z innymi systemami informatycznymi i umożliwiają wymianę dokumentów między różnymi systemami w firmie oraz poza nią.
Główne korzyści takich nowoczesnych rozwiązań zarządzanie dokumentami to efektywniejsza praca grupowa, standaryzacja dokumentów, uporządkowana archiwizacja dokumentów, krótszy czas dostępu do danych oraz lepszy przepływ pracy między jednostkami.