Archiwizacja dokumentów
Rosnąca ilość dokumentów jest obecnie częstym problemem wielu firm. Skutecznie utrudnia to dotarcie do potrzebnych informacji, zabiera więcej czasu, a zdarza się również, że całkowicie uniemożliwia znalezienie odpowiednich danych w dokumentach z racji ich rozporoszenia lub po prostu zniszczenia papierowych dokumentów.
Te problemy związane z zarządzaniem informacjami rozwiązuje elektroniczna (cyfrowa) archiwizacja dokumentów. Najogólniej polega ona na tworzeniu elektronicznej kopii dokumentów papierowych, które są odporne na fizyczne zniszczenia i zdecydowanie łatwiejsze i szybsze w zarządzaniu.
Główne korzyści jakie niesie ze sobą archiwizacja dokumentów to:
- możliwość szybkiego wyszukiwania dokumentów wg różnych kryteriów wyszukiwania
- możliwość udostępniania dokumentów jednocześnie nieograniczonej liczbie pracowników
- kontorla dostępu do poszczególnych dokumentów dla różnych osób o z góry określonym poziomie uprawnień
- szybkie wyszukiwanie i dostęp do dokumentów danego kontrahenta
Archiwizacja dokumentów polega na przeniesienie dokumentu papierowego na postać cyfrową poprzez skanowanie dokumentów. Następnym procesem jest rejestracja dokumentów lub inaczej indeksowanie ich, które potem jest niezwykle potrzebne przy wyszukiwaniu. Indeksowanie (rejestracja) dokumentów polega najczęściej na przypisaniu do dokumentu danych takich jak imię, nazwisko, pesel itp.
W ten sposób zeskanowane i zaindeksowane dokumenty mogą zostać jeszcze wyeksportowane do innego formatu lub od razu wprowadzone do systemu, który składa się z odpowiednich aplikacji zainstalowanych w firmie. Aplikacje te kontrolują i zarządzają cyfrowymi wersjami dokumentów, które trafiły do archiwizacji.